في صدد ذلك تقوم الملحقية بالإجراءات التالية :
- متابعة معاملات الطلبة المقدمة من خلال البوابة الإلكترونية للطلاب
- متابعة معاملات الطلبة واستفساراتهم الواردة عبر الإيميلات
- الإجابة على استفسارات الطلبة الواردة عبر الهاتف والزيارات
- التنسيق مع معاهد اللغة من مناقشة معيار وضوابط تقييم الطلاب
- التنسيق مع الجامعات من أجل دعم عدد من الطلاب المبتعثين المتقدمين لاختبار الجامعات لمرحلة البكلوريوس ومرحلة الدراسات العليا.
- من خلال المتابعة الدورية لسير العملية الدراسية ، يتم استدعاء طلاب مرحلة الإعداد اللغوي والجامعات الذين لديهم نسبة حضور وتحصيل دراسي متدني.حيث يتم توجيهم حول كيفية رفع مستوى التحصيل الدراسي والتنسيق مع معهد اللغة لعمل برنامج تقوية خاص لهم من أجل رفع المستوي الدراسي.
- تسجيل بيانات الطلبة المبتعثين على نظام المتابعة الإلكتروني
- القيام بعمل لقاءات دورية مع الطلاب المبتعثين في معاهد اللغة والجامعات بطوكيو وأوساكا وأويتا وسينداي للتعرف بشكل مباشر على مشاكل الطلاب ورغباتهم بشأن الإلتحاق بالجامعات ،إلى جانب توعيتهم في كثير من الأمور المتعلقة بكيفية التحصيل الدراسي والاستعداد لإختبارات الدخول بالإضافة إلى التعامل مع المشاكل الأخرى.
- الاجتماع مع الطلبة المبتعثين في معهد سيندجايا للغة
- توفير الكتب العلمية التي تسهل على الطالب عملية التحصيل الدراسي خاصة فيما يتعلق بدراسة اللغة
- إعداد ملزمة تحتوي على 1500 كلمة باللغة اليابانية وترجمتها إلى اللغة العربية في مجالات الرياضيات و الفيزياء.
- القيام بتنظيم عدد من المحاضرات التعليمية عن مهارات إختبارات المقابلة الشخصية المدروجة كشرط أساسي ضمن شروط القبول بالجامعات وكيفية إجتيازها ، إلى جانب كيفية تعبئة نماذج التقدم لإختبارات الجامعات وكتابة رغبات الالتحاق بها .
- تنظيم زيارات علمية للطلاب إلى عدد من الجامعات اليابانية بهدف الاطلاع على برامجها الأكاديمية و البحثية من خلال مشاهدة التجارب في المعامل و الحوار مع أساتذة هذه الجامعات ومنها جامعة طوكيو للتكنولوجيا، جامعة توكاي، معهد اليابان للتكنولوجيا، جامعة أوساكا للتكنولوجيا، معهد أوساكا للتكنولوجيا وجامعة كاناجاوا للعلوم.
- ترتيب اختبارات تجريبية دورية للطلاب في اختبارات الطلاب الأجانب ( ريوجاكوسيه شيكين ) بهدف رفع مستوى الدرجات في هذه الاختبارات المهمة للطلاب عند التقديم للجامعات حيث تشمل اللغة اليابانية والرياضيات و الفيزياءوالكيمياء و الأحياء و اللغة الانجليزية.
